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PDCA循环理念在新任检验科组长角色转换的应用

【】2015-07-20 点击次数
雷明德 胡思钎 黄学忠:解放军第一一八医院 浙江温州 325000
徐 芳:解放军第四五八医院 广东广州 510602
通讯作者:徐 芳

PDCA循环理念在新任检验科组长角色转换的应用


雷明德 胡思钎 黄学忠 徐 芳
APPLICATION OF PDCA IN THE ROLE TRANSFORMATION OF THE NEWLABORATORY TEAM LEADER
LEI Mingde, HU Siqian, HUANG Xuezhong, et al


  【摘 要】 目的 探讨影响新任检验科组长角色转换的相关因素。方法 采用检验科实验室管理信息系统(LIS)对自身两年来各类发布数据进行分析,对照组为组员期,运用PDCA理念为实验组。结果 实验组各类数据均比对照组要好。特别是科研论文、急诊备忘、项目信息、学习课件及质评记录实现零的突破。学组活动有大幅度改善。结论 两年来积极落实科室规章制度,牢记末端落实,严格要求自己。提高组长角色转换及对管理的适应程度,成为一名合格的基层管理者。
  【关键词】 PDCA循环理念,角色转换,规章制度

  【Abstract】 Objective To explore the related factors that influence the role transformation of the new laboratory team leader. Methods Laboratory Information System(LIS) was applied to analyze all kinds of data released by itself for the last two years. The team membership stage was set as control group and the team leadership adopting PDCA was as experimental group. Results All kinds of data of the experimental group were better than those of the control group. E More importantly, the group made an initial establishment of such items of research papers, medical emergency memo, item information, learning courseware and quality evaluation.. The group activities were greatly improved. Conclusion To improve the role transformation and the adaptation to management, and to become a qualified manager by actively implementing the laboratory rules and regulations for the last two years, carrying out the work at the grass-roots level, and being strict on themselves.
     【Key words】  PDCA concept, Role transformation, Rules and regulations
     【Author′s address】 NO.118 Hospital of PLA, Wenzhou, Zhejiang Province,325000, PRC
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.02.045

  检验科的规章制度是指导人员做好各项工作的行动准则,使检验科的各项工作有章可循,有条不紊,以利于提高工作效率,保证检验质量[1]。作为科室管理中的中坚力量,组室组长肩负着本专业组的全面质量管理、科研、教学和部分行政工作,按期向科主任总结汇报。随着科室体制的改革,许多年轻的检验人员走上了组室组长的工作岗位,一名新组长在工作上面临的重要问题是从一名执行者转变为检验工作的管理者。PDCA循环是质量保证体系运转的基本方式,反映了质量保证体系活动所应遵循的科学程序[2]。运用PDCA理念解决实际工作中所遇到的问题。笔者于2011年科室骨干会议讨论后担任了临检组组长,感受到巨大的压力和重大的责任。为此,结合自身运用PDCA循环法在新任临检组组长的角色转换的应用进行分析和探讨,现报道如下。
     1 对象
     以自身2011年度前9个月在LIS发布信息为正常组;以2011年度后3个月为过度适应期;以2012年度在LIS信息发布为实验组。所有发布信息均为适时发布。见表1。
     2 方法
2.1 实施方法
     对照组为9个月组员期间进行常规的工作;适应组为任命组长职位的前3个月,通过不断的学习PDCA循环理论(P计划、D实施、C检查、A处理)并实施PDCA试用阶段;观察组为适应组后一年。期间开始大量运用PDCA管理模式,管理期间遇到问题,及时运用PDCA理念,不断修改意见,落实问题,直到所遇问题得以解决。所有问题第一时间录入科室LIS系统发布。
2.1.1 计划阶段(Plan) 梳理组长职位的职责及义务,了解组长岗位职能。如负责本学组各专业的全面质量管理、科研、教学和部分行政管理工作,按期向科主任总结汇报;制定本学组各专业的质控办法及技术,建立各检验项目的操作手册及仪器操作手册;经常检验各项规章制度及执行情况;学习使用并不断更新引进国内外的新成果、新技术、新方法,开展新项目,提高本专业的技术水平。为了保障组长角色顺利度过,将PDCA循环法理念引入管理中,对策如下①不定期组织学组活动(每个月至少一次),通过组内交流沟通,解决组内因交流不够引起的误会及常规工作部署。②学习各类知识及论文写作,着手组内科研指标,并参加和学习国内外新成果、新技术、新项目。
2.1.2 执行阶段(Do) 组长脱离日常工作并深入日常工作,对组内所有问题试行记录在册,不断发现问题,总结问题,利用下午相对空闲时间展开学组活动进行交流并积极熟悉论文写作。
2.1.3 检查阶段(Check) 通过定期向科主任总结汇报,达到领导层对组内情况督查作用,通过LIS信息记录接受全科人员批评指正等各种建设性的宝贵意见,组长将意见结果汇总,进行分析。
2.1.4 处理阶段(Action) 对检查中存在的问题,各位科室同仁提出的宝贵意见,总结其根本原因,提出改进措施,并在组内学组活动上讨论。不断的进行上一次学组活动与下一次学组活动之间的对比分析,总结整改效果。

表1 2011~2012在LIS系统的信息发布情况表(平均每月)

 

  2011.1~2011.9
正常组
2011.10~2012.12
适应组
2012.1~2012.12
实验组
科务信息   0.67 3.25
体检信息 0.44 0.33 0.92
值班日志 3.33 1.67 1.58
业务学习     0.08
请假备忘 0.22   0.25
急诊备忘     0.42
抱怨信息 1.44 1.67 0.33
项目信息     0.83
电话记录 5.78 4.33 6.08
血库信息   1.00 0.17
谈心备忘 0.44 0.67 0.50
物流收发 0.11 1.00 1.00
工作总结   0.33 0.08
调班调休 0.67   1.33
读书体会 0.22 0.33 1.08
病人信息 0.78 1.67 2.25
质评记录     0.08
学习课件     0.25
学组活动     1.17
论文交流     0.08
2.2 发布信息汇总及评价
     参见科室LIS发布平台所有项目(值班日志、电话记录、谈心备忘、学组活动等),结合自己实际情况,收集所有发布类型并分类汇总统计,所有数据录入Excel表中。
     3 结果
     实验组各类数据均比对照组要好,特别是科研论文、急诊备忘、项目信息、学习课件及质评记录实现零的突破。学组活动有大幅度改善。通过短暂的三个月过渡期不间断的学习PDCA循环法的理念。在正式接手组长职务时结合PDCA循环法在新任组长期间首先每月定期并坚持公平、公正、实事求是的原则,以科室规章制度为依托开展组内学组活动[3],并发布LIS的学组活动专栏。学习交流组内各项事宜,有问题及时解决,无法解决的及时发布LIS的抱怨信息专栏并及时跟进。积极学习各类专业知识或相关专业知识,发布于LIS的学习课件专栏。节前期间组织全面排查组室急诊仪器设备状况和试剂状况,信息发布于LIS急诊备忘中。不定期的与组员或主任沟通所遇到的问题,发布于LIS谈心备忘。适应期间尝试简单的科务工作并发布于科务信息,并逐步走入正轨。适应期间暂停请假与调班调休两项指标,专注于组内快速正常运转。
     4 讨论
     专业组长在科室要做好承上启下的作用[4],作为骨干及入党积极分子对领导的决议和部署的工作坚决有效地执行,并高效完成。关于初期管理工作,在保持原有的工作习惯下进行循序渐进的改革,切不可盲目的否决前任的工作模式。从谈心备忘来看,在组员期间谈心备忘每月由平均0.44上升到管理者的0.50。并在适应期间达到顶峰值0.67。谈心备忘是影响新专业组长进入角色的重要因素。许多人在当上管理者之前具有良好的人脉关系,一旦成为管理者在各方面的关系都会不同程度的受到影响。其原因主要在于作为管理者,工作当中某些规章制度的落实情况触动了某一小部分人的利益,遇到一定的阻力。随着改革的深入,阻力随之增大。这时需要运用PDCA理念及时找出问题、分析问题、解决问题,找相关人员谈心,解决个人之间的矛盾,做好解释调解,要敢于承担责任,克服困难,正确处理和解决问题[5]。符合组室乃至科室的整体利益。
     从组员到专业组长的转变,是新管理者工作中的一次重大的转折,自己面临着许多难题需要解决。此时运用PDCA理念,找出问题所在,分析问题,构思管理岗位与撰写论文之间的相似之处,从撰写论文中结合PDCA理念领悟管理者的精神。撰写论文首先要有大局观,即对所要撰写的论文有总体的定位和整体的把握。这与管理者存在很大的相似点。作为管理者也应具备良好的大局观,对自己管理区域应有总体的定位和整体的把握。管理之前或初期应对所有事物进行认真的分析和评价。可以根据不同的岗位、不同工种进行评估。评估之后再次运用PDCA理念结合岗位自身完成相关管理制度的建立和落实。这就是科室管理工作在PDCA理念下与科研的良好结合,新任组长不光要具备丰富的操作技能及专业知识,还应具备其他相关学科知识的学习,如网络化管理[6]。目前结合科室实际情况已完成科室设备档案电子化管理[7]。
     两年来积极落实科室规章制度,牢记末端落实,严格要求自己。结合PDCA理念,不断与人交流沟通,加强科研能力的提升及以科研为契机带动所属人员一起学习创新。提高组长角色转换及对管理的适应程度,成为一名合格的基层管理者。通过一年多的PDCA管理模式,在科主任的关怀下,在组内人员的配合下,在科室其他同仁支持下,笔者从一名普通的检验员成长为组室组长。不但顺利过度了角色转换,并逐渐适应了管理岗位,同时在论文科研上取得一些成绩,组内的工作质量得以明显提高[8]。下步将继续加强自身学习的同时,还将积极参加上级关于中层干部教育的培训或其他教育培训,还应学习心理学、管理学的知识,全方位提升自己的知识和能力[9]。以提高自身行政和专业管理水平,有利于科室的可持续发展[10]。值此医院参加部队医院评审之际,为科室及部队医院评审贡献一份热忱和能量。同时提高自身管理能力,成为一名合格的基层管理者。

参考文献
[1] 陆永绥,张伟民. 临床检验管理与技术规程[M]. 杭州:浙江大学出版社,2004:7.
[2] 罗郁葱,冯雪娜.岗位工资制合同人员薪酬调整的PDCA实践[J].现代医院,2013,13(12):116-118.
[3] 邓新征,杨细妹,张丽兴.运用PDCA循环法进行护理绩效管理的体会[J].现代医院,2012,12(12):84-85.
[4] 李红霞,王永春,谷瑞金.新护士长的角色转换与适应[J].中国中医药咨讯,2010,2(30):267.
[5] 张艳萍.谈新任护士长时的角色互换与适应[J].中华现代护理学杂志,2008,5(7):647-648.
[6] 朱仁英,罗 烨,等.浅谈PDCA循环法在新任护士长角色转换的应用[J].牡丹江医学院学报,2013,34(1):100-101.
[7] 雷明德,黄学忠,郑晓聪.基于LIS平台提升科室设备档案管理能力[J].国际检验医学杂志,2013,34(23):3262-3263.
[8] 雷明德,陈晓飞,胡思钎,等.报告单邮寄信息采集管理系统的创建和应用[J].中国病案,2014,15(3):4-5.
[9] 牛 颖.试谈如何做好医院的中层干部[J].中华现代医院管理杂志,2010,8(6):94-95.
[10] 王 静.浅议妇幼保健院的中层干部教育培训工作[J].现代医院,2012,12(12):109-111.

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