浅谈医院后勤物资的精细化管理

李小芳：广东省人民医院 广东广州 518000

浅谈医院后勤物资的精细化管理


李小芳
ON THE FINE MANAGEMENT OF HOSPITAL LOGISTICS SUPPLIES
LI Xiaofang

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  【摘 要】 医院后勤物资，特指医院所需的各类非医用资材，如办公、清洁、印刷、五金用品，以及低值不可计费的医用耗材。后勤物资是保障医院正常运转的主要条件，是医院支出的重要项目，是影响医院医疗质量水平、经济效益水平的关键要素。实现医院后勤物资的精细化管理，对医院适应当前市场经济发展的要求，具有重要意义。
  【关键词】 医院,后勤物资,精细化管理
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.08.054

  随着医疗改革的深入推进，医院面临日益严峻的市场竞争，如何强化内部管理，降低运营成本，提高工作效率和成本效益，是医院不断发展和完善的重要措施。后勤物资，作为医院“节流”的重要着眼点，必须从成本控制的角度出发，树立精细化管理观念。
     一方面，后勤物资管理整个流程实施成本管控，从物资材料的计划、采购、配送、存储、使用的全部环节入手，重视节约费用、降低成本；另一方面，后勤物资管理部门在强化服务职能时，不能过度弱化其管理职能，无条件满足一线的物资需求，而应对使用部门的需求进行分析、论证、核算，在合理满足一线需求的同时，最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本，从而降低整个医院的运营成本，实现医院的可持续发展。具体分析如下。
     1 医院后勤物资精细化管理办法
1.1 后勤物资成本管控的精细化管理
     医院要实行后勤物资成本管控精细化管理，首先要找到成本管控的侧重点。实践表明，采购、仓储、配送及消耗是成本管控的4个重要环节(见图1)，其中，采购及消耗环节又是重中之重。

 

图1 后勤物资管理各环节主要成本潜在下降空间比较
1.1.1 发挥资源整合优势，推进物资集中采购 后勤物资成本管控，应着眼于减少管理活动各环节的资金占压，减少管理精力，节约人力物力成本。进一步细化目标，则是扩大供应商在采购环节优惠幅度和转移相应的人力投入。后勤物资的低值易耗性，决定其采购必须通过减少供应商数量，减少品类，实现集中、批量及规模采购，才能最大可能地获得最优惠的价格和最优质的服务，进而为实现供应商一站式托管和精简后勤班组奠定基础。
1.1.2 流程优化，实行供应商一站式托管 笔者所在的医院，每年在低值易耗的后勤物资方面所投入的成本数千万元，物资种类近万种，随着业务量的增加，成本和种类也随之增加。一方面，物资供应的工作量逐年递增；另一方面，人员陆续退休，物资管理部门人力不足。过去通过在院内设立专职库房，承担整合需求、采购、保管、出入库、配送等全部职能的“大而全”管理模式，已经无法适应新的管理形势。
     通过集中采购的规模优势，并就供货能力、信息化水平、资金实力、响应速度等方面对供应商进行评估，遴选出最利于构建合作伙伴关系的供应商。通过供应商开发专用的网站平台——仅以医院后勤物资常规品项为在售商品、仅向医院各使用科室开放的专用“购物网站”(见图2)。制定该专用网站平台与医院系统接口的编程设置，实现双方设定内的数据可以相互平推。
  使用科室通过专用网站平台下单，物资管理部门对订单进行审批，供应商根据已审批订单进行备货、发货，使用科室签收物资并在网站确认收货。供应商上传送货单信息并推送至医院的物资管理系统，物资管理部门审核单据后生成采购入库单，作为财务凭证结算货款。
  优化后勤物资采购配送流程，实行供应商一站式托管(见图3)，可以进一步落实后勤物资零库存方案，由供应商在医院半径500米以内设立专用仓库，医院不积压物资，减少存货的资金占用。另外，流程优化还能将过去耗费大量人力的单据流程简化，真正做到订单、送货单、验收单的单号、物料编码、产品描述完全一致，简化繁琐流程，节约对账时间，提高工作效率，精简后勤物资管理机构，降低人力成本。
1.1.3 强化管理职能，降低消耗成本 长期以来，由于后勤属于医院的支持服务，后勤物资管理部门一味满足临床一线物资需求的工作原则，造成临床科室物资领用计划性差，计划外的随机零星领用频繁，增加了人力成本。物资发放后对物资的实际使用情况缺乏监管，对物资消耗的品项、数量是否合理难以确定，造成物资浪费，增加医院成本。消耗环节是医院后勤物资成本管控的重中之重，物资管理部门应强化管理职能，实行物资使用管控。①实行定时不定量的周配送模式：按照区域，确定科室提交网络订单的时间表及配送时间表，使用科室根据需求制定

 

图2 供应商一站式托管专用网站平台的订货页面
 

图3 供应商一站式托管下的后勤物资配送流程
周领用计划，按照时间表在网络平台下单，物资管理部门集中审核订单后，由供应商备货，并在规定时间配送至科室。减少随机零星领用，既能减少审核单据、发放物资的人力成本，也能减少医院因设立备用库存而占用的资金成本。②实行后勤物资消耗定额管理：物资消耗定额，是指在一定的技术条件下，完成单位工作量所必须消耗物资的数量标准。根据科室的历史数据，筛选出纳入成本管控的物资品项，适用科室。其方法为普通病房确定单位床日消耗定额，门诊及检查科室确定单个病人消耗定额，行政职能处室确定单个办事人员的消耗定额，并按科室的工作量或人数确定当月的固定额度，超支科室从该科室当月奖金中扣除超出部分金额，节余科室则由医院按节约金额给予年度节支专项奖励。
1.2 后勤物资的可视化管理
     可视化管理是标准化操作的另一种形式，其目标是使浪费、问题及异常情况都毫无障碍地清晰可视。我们的目标是暴露问题、解决问题。
     后勤物资消耗，通常面临以下问题：管理部门不确定使用科室的需求是否合理，使用科室不确定实际所需的申领物资品项及数量。这些问题都会导致物资浪费、人员重复工作等，这些问题产生的根源都是信息不足，要么信息不存在，要么信息不可视——这也是我们在物资领用环节必须实行可视化管理的原因，方便实时决策。
1.2.1 领用信息的可视化管理 实行网络订单后，在个人界面添加相应的报表功能，统计使用科室的历史申领数据明细，并以趋势图、直方图、饼状图等图表形式呈现，及时暴露浪费及领用异常等问题，方便物资管理部门实时掌握数据，适时做出管理决策。同时也能发挥“记账”功能，方便科室掌握额度使用情况，增强节支敏感度，合理安排领用计划。科室还能通过分析物资品项、数量、金额等历史领用数据，发现钱花在了哪些方面，筛选出常规的消耗品项及数量，才能精明、理性“消费”，把钱花在刀刃上。
1.2.2 二级库房的5S管理 使用科室领用后勤物资后，随意堆放，负责申领物资的人员，对库存信息的掌握容易出现偏差，造成重复领用和不必要的送货退货，浪费人力物力。为了最大限度消除后勤物资浪费，必须在使用科室建立二级库房，明确仓管人员，将原本随意零散存放的物资集中堆放，并在库房现场实行5S管理：专物专放，标识一目了然，保持整洁干净，使库存数据更直观、准确地反映科室实际物资消耗情况。5S管理还能在一定程度上增强科室减少库存量、按需订购的意识。简而言之，只有实现库存信息的准确化、可视化，才能为后勤物资订购提供可靠的数据支持。
     2 结语
     医院实施后勤物资精细化管理的出发点，不应是照本宣科或者顺应精细化管理潮流，使用任何精细化管理的办法都是为了解决工作的问题及人力物力浪费。任何方法都不应是权宜之计，而应是PDCA管理循环的一部分。各部门应加强配合与协作，持续实施精细化管理方法，推动后勤物资管理的持续改善，提高物资管理的科学性及合理性，优化物资管理流程，加强物资定额管理，减少浪费和库存占用，降低医院成本，为医院开源节流及可持续发展奠定基础。

参考文献
［1］ 张 伟.从开源到节流——华西医院后勤管理创新［M］.北京：人民卫生出版社，2012：98-112.
［2］ (美) 格雷班(Graban,M). 精益医院：世界最佳医院管理实践［M］.北京：机械工业出版社，2013:13-137.
［3］ 李 健，金党琴.公立医院后勤物资消耗定额管理［J］.继续医院教育， 2011(11):21-23.