基于JCI标准的医院二级库房管理

张小明 谢婉花 曾 华：广州市妇女儿童医疗中心 广东广州 510623

基于JCI标准的医院二级库房管理


张小明 谢婉花 曾 华
BASED ON JCI STANDARDS FOR HOSPITAL LEVEL 2 WAREHOUSE MANAGEMENT
ZHANG Xiaoming, XIE Wanhua, ZENG Hua

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  【摘 要】 目的 保证医用耗材有效供应、减少流失、降低成本、合理使用。方法 制定二级库房标准化管理流程及制度，根据各护理单元提供的一次性医用耗材的种类和存货基数通过采用标准化、同质化的管理模式，更好节地约医用耗材成本，达到三院区（包括珠江新城院区、儿童院区、妇婴院区）同质化、规范化、标准化的目的。结果 三院区库存金额有不同程度减少，共38.6万。三院区各护理单元一次性医用耗材品项种类减少共393类，三院区各护理单元一次性消耗材料金额减少共40 370 694元。每年共节约护理人力为4人。结论 基于JCI标准，规范二级库房的物品管理，可以真正做到把护理人员时间还给病人,节省护理人力。
  【关键词】 JCI,一次性医用耗材,二级库房,标准化,同质化管理

  【Abstract】 Objective To Find the way to strengthen the secondary warehouse management, thus we could ensure the effective supply and reasonable use of medical consumables, reduce the loss and lower the cost of medical consumables. Methods We formulate the standardized secondary warehouse management process and system. According to the kinds of disposable medical consumables and inventory base which provided from the nursing unit, We formulate the standardization, homogeneity management model, to catch the goal of saving the cost of medical consumables, thus made three campus′ secondary warehouse management to be homogeneity, standardization, standardization. Results By the three campus′ secondary warehouse management, the hospital inventory amount decreased by 386,000. About 393 types of disposable medical consumption material items in each nursing unit were reduced. Also the amount of 40,370,694 yuan were saved from one-time consumption of materials in each unit. By the way, the total annual savings of nursing manpower is 4 persons. Conclusion Based on JCI standard, we find the secondary warehouse inventory management could save the nursing manpower, and it could truly returned the nursing staff time to patients.
     【Key words】  JJCI, Disposable medical consumables, Level 2 warehouse, Standardized, Homogeneity management
     【Author′s address】 Guangzhou Women and Children′s Medical Center, Guangzhou, Guangdong, 510623,PRC
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.02.052

  国际医疗机构评审联合委员会（Joint Commission International，JCI）认证是医院管理制度化、标准化的一个标志，在全世界范围内的医院管理同道中，JCI已经被视为“全球医院最高标准”。广州市妇女儿童医疗中心于2009年引进JCI评审标准，三院区二级库房科室共38个（除三院区手术室、门诊各部门外），采用标准化统一管理模式，根据实际情况设定单位时间内医用耗材的种类和存货基数，由后勤管理部统一进行配送补给和定期（财务部门不定期）盘点，病房护理组进行使用管控。通过对医院二级库房的标准化管理，平衡与监控一级库房与二级库房医用耗材储存量，有效地管理物资和成本核算,利用有限的物质资源,提高医疗护理质量活动的标准化管理，现将具体措施报告如下：
     1 资料 
     本组于2011年12月～2012年10月对三院区共38个护理单元（除三院区手术室、门诊各部门外）进行二级库房项目标准化、同质化、统一管理模式。
     2 管理方法
2.1 利用软件平台
     使用NC管理系统管理，在建立并正常运行一级库房通过二级库房实物盘点，可有效防止科室物资流失；加强网络化管理，使一级库房的出库自动转化成二级库房的入库要求，一次性医用耗材在信息流通、帐物相符等方面的管理更规范、更科学，使用更便捷。
2.2 制定二级库房管理制度，保证工作流程正常进行
     规范一级库房及二级库房各岗位人员操作规程及制定相应的工作制度，落实岗位工作责任，根据实际工作需要设定岗位和职责，制定不同岗位工作人员的岗位职责文件，使其明确自身工作重点与任务，并与工作制度有机结合起来，促进药品库房管理水平的进一步提高。通过制度的建立来规范一次性医用耗材在流通过程中的进程和行为，保障医用耗材的质量。领用时做到新进先出，在接近有效日期时，由一级库房协调到其他科室先使用，尽量做到杜绝耗材失效。
2.3 建立三院区由供货商、采购部、一级库房、配送工人、二级库房工作流程
     见图1。

图1 二级库房标准化管理流程
2.4 实行“ABC存货管理法”，科学控制二级库房库存量
     引进帕累托曲线，将一次性医用耗材按A、B、C三类进行控制管理。A类医用耗材使用率高，占物品种类比例60%~70%，占总金额比例70%，B类医用耗材使用频率中，占物品种类比例30%，占总金额比例20%，C类类医用耗材使用频率低，占物品种类比例10%，占总金额比例10%。根据“ABC存货管理法”，统筹三院区二级库房一次性医用材料物品基数、使用频率，根据各护理单元的不同需求，以7天周转为基数；配送的频率及基数可以相对固定，但随着工作量的上升或下降可以调整。
2.5 按五常法标准进行管理
2.5.1 常组织 将一次性耗材分类放置，根据物品的使用频率进行分层管理。
2.5.2 常整顿 将要用的物品按规定定位、定量，明确标识地摆放整齐,给物品一个适合的固定的位置和标识：标签统一插卡方式放置，总原则是清晰、整齐、无破损、无松脱，物品与标签的文字一致。
2.5.3 常清洁 保持环境的清洁状态，保证一次性耗材的质量。
2.5.4 常规范 连续地、反复不断地坚持常组织、常整顿、常清洁工作并养成工作认真、规范的习惯。
2.5.5 常自律 要求人人养成好的习惯，遵守规章制度。
2.6 二级库房的监控管理
2.6.1 统一对二级库房的环境、温度、湿度监控管理 评估三院区库房的环境后，根据环境差异，必要时由后勤部门安装防烟、防晒、防火的窗帘或加装空调、通风设备或抽湿设备，以保证库房内一次性耗材的质量。由后勤部门提供已校正的温湿度计（每年校正一次）。 专人负责监测二级库房温度、湿度，超过75%度启动空调或抽湿机，并做好登记并签名，监控的频率是每天两次。
2.6.2 其他监控 护理单元三个月一次对一次性医用耗材基数调整的频率；有效监控一次性耗材有效期：每月一次。
2.7 使用PDCA法进行评估与改进
     在开展JCI认证工作后，二级库房标准化管理围绕PDCA方法进入循环状态，每月进行一次检查，针对存在的问题、产品的有效期及使用后的不良反应，修正计划及对存在的问题进行整改。评价以后便于进入新一轮PDCA循环，每次循环都使二级库房管理上一个台阶，发挥有效巨大的作用。
3 结果
     医院三院区二级库房空间标准化、同质化管理见图2。三院区库存金额有不同程度减少，共减少38.6万，见表1；三院区各护理单元一次性医用耗材料品项种类实施前2 534个，实施后2 141个，减少种类393个。三院区各护理单元一次性消耗材料金额实施前94 600 899元,实施后54 230 205元，减少金额40 370 694元。

图2 二级库房规范前后

表1 三院区库存金额减少情况

（万）

院区	库存金额	基数金额	减少金额
儿童院区	49.8	37.9	11.9
妇婴院区	14.6	11.7	2.9
珠江新城院区	76.9	53.1	23.8
合计	141.3	102.7	38.6

  建立二级库房前，每个护理单元每周在清点补充物品所需的护理时间约为4小时，1个护理单元每年节省护理时数：4小时/ 周×50周/年＝200小时/年；三院区38个二级库房共减少护理工作时数为7 600小时，折合950个工作日，即约减少4个护理人员人力。每年共节约护理人力为4人。
4 讨论
     二级库房指各科室、病区在医院卫生材料一级库房领用的材料后所形成的库存。由于对二级库房管理意识缺乏，且临床护理工作繁忙、琐碎，为减少不必要的时间浪费和方便科室使用，部分管理者每月领取物资时，习惯多领或从节约出发少领、不领必需物资或一味强调节约成本，导致临床使用不便等，甚至物资领取与临床需求脱节，医用物资分配和使用不合理，病区库房物资保管维护不当，影响二级库房的管理。
     JCI 最突出的特点是精细化管理，用具体、明确、可操作的量化标准取代笼统模糊的管理要求，改变经验式的管理模式，将量化标准渗透到为病人服务和管理，保证病人的安全。我院于2011年12月～2012年10月依据JCI评审标准，中心三院区二级库房的推行科室共38个（除三院区手术室、门诊各部门外），通过有效的物资管理和成本核算,利用有限的物质资源,提供高质量的医疗护理活动。可见通过这十个月对二级库房标准化项目的管理，对供应商、一级库房、二级库房等各个环节进行系统的组织，形成一个较完整、高效的质量管理体系，落实与规范二级库房工作制度，应用PDCA循环进行二级库房的管理，有效提高工作效率、降低工作强度，并提高工作质量。
     通过对医院二级库房的标准化管理，平衡与监控一级库房与二级库房医用耗材储存量，不仅可减少资金占用和降低成本支出；还可使医用耗材有较为合理的周转率，避免因医用耗材积压导致的失效过期风险率，有效保证了产品质量，保证了病人安全；同时可更好地利用护理资源，减少护理人员在二级库房管理方面的工作量，真正做到把护理人员的时间还给病人，因此，在二级库房管理中引进 JCI标准，既保证临床科室日常医用耗材使用，又节约护理人力，提高患者安全。

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