创新中医院高层次人才档案管理方式

基金项目：广东省档案局科研项目（编号：YDK-71-2013）
张慧敏 孔翊翌 郑丽娟：广东省中医院 广东广州 510120
通讯作者：孔翊翌

创新中医院高层次人才档案管理方式


张慧敏 孔翊翌 郑丽娟
INNOVATIVE HIGH-LEVEL PERSONNEL FILE MANAGEMENT OF HOSPITAL
ZHANG Huimin, KONG Yiyi, ZHENG Lijuan

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  【摘 要】 中医院高层次人才档案是人事档案、业绩档案、医院综合档案的集合体，其建立目的是基于中医院人才培养发展战略，为选拨、培养和使用人才提供重要评价依据。笔者从分析中医院高层次人才档案管理现状着手，结合广东省中医院综合档案管理的经验，探索构建中医院高层次人才档案建档和规范管理模式。
  【关键词】 中医院,高层次人才,档案管理
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.08.055

  中医院高层次人才一般是指博士研究生、硕士研究生学历，主任导师、主任医师、教授、主任护师、主任（中）药师、副主任医师、副教授、副主任护师、副主任（中）药师职称的专业技术人员和行政高级管理人员。中医院高层次人才档案是高层次人才在其工作活动中形成的记述和反映每一位人才思想品德、工作成就、业务能力的历史记录材料，是组织发现、选拨、培养、使用和管理人才的重要依据［1］。中医院是国家中医药高层次人才汇聚的洼地、成长的摇篮，充分利用和开发中医药人才宝库资源，是继承和发展中医药事业的重要任务之一，也是中医院高层次人才档案建档和规范管理的目的。目前，中医院人才成长履历，人才业绩资料、人才培养计划资料越来越多，由于各种原因，资料存储零散现场普遍存在，不利于在选人用人、申报各项人才计划、评价人才技能时提供快速、高效的便捷查询利用，也不利于高层次人才档案的开发利用。因此，如何结合中医院特点和中医药特色，建立中医院高层次人才档案，并进行规范管理，突出高层次人才的特点，最大化地发挥其作为人力资源档案和医院综合档案的价值，显得尤为必要。基于此，本文将结合广东省中医院综合档案管理经验，对建立中医院高层次人才档案管理体系进行探讨。 
     1 中医院高层次人才档案管理主要问题
1.1 重视程度不够
     长期以来，医院档案管理工作一直处于行政、从属的地位。正因如此，管理者很难充分重视这一工作的重要性，往往基于被动留档需要进行岗位设置、工作内容安排［2］，主要表现在以下几个方面：一是，医院领导对综合档案室建设缺乏重视，对综合档案管理投入不够，广州某医院综合档案室尝试建立高层次人才档案，由于领导重视不够，档案管理人员没有达成共识，导致档案管理缺乏连续性；二是，医院档案管理人员兼职较多，业务知识和专业技能参差不齐，普遍年龄偏大，对现代信息管理手段利用较差，管理模式相对保守；三是，临床一线对档案管理的重要性和必要性认识不足，导致档案资料收集不齐全，保管不完善，甚至造成资料的遗失，直接影响档案归档质量和规范管理。
1.2 缺乏归口管理
     中医院高层次人才档案资料存放分散，分布在医院各职能部门，各部门根据本部门的需要建立相应档案，缺乏统一建档标准和规范。譬如，医教部门以继续教育、进修管理、医疗质量、社会任职、新技术资料档案为主；科研部门对课题、论文、专利、获奖情况进行归档管理；人事部门以人事档案为主，涵括人才的基本信息、业绩材料、申报批准、评审材料、合同协议等；教学部门保存有临床带教、课堂教学情况等档案；医院综合档案室保存有文书、科研、设备、声像、书籍等多门类档案。中医院高层次人才档案在收集、鉴定、整理、保管、利用、传递缺乏行业标准，无形中增加中医院高层次人才档案归口管理、统一建档和开发利用的难度。
1.3 管理模式落后
     随着计算机的广泛使用，利用计算机进行信息管理的方式已进入了人们的日常工作和生活，档案管理工作的信息化可以大大提升档案的利用率［3］。目前，部分医院的高层次人才档案主要采取纸质操作方式进行管理，暂时还未配备专门的档案管理软件进行档案的信息化，易导致档案被人为破坏涂改或丢失现象发生。
     2 明确中医院高层次人才档案管理步骤
2.1 建立档案收集指标，规范档案收集范围
     高层次人才档案收集内容设计以获取最佳档案建档规则和实现高效利用为目标。首先，明确档案收集对象。包括，院级及以上培养对象（如院内拔尖人才、朝阳人才，以及省“千百十工程”培养对象等）、省名中医、引进人才、专科/学科带头人、主任导师、正高职称人员、外聘专家、临床新技术新项目主持人等。其次，规范档案收集内容。通过采用深度访谈、专家咨询法，科学设计档案收集内容指标体系，分别设置了一级指标和二级指标。其中，一级指标共有6个，规范并统一了档案收集范围，即：人才基本信息、培养中医药人才情况、科研业绩情况、培养人才和合同管理、引进人才/外聘专家协议、开展新技术/引进新项目管理。
2.2 紧扣人才档案功能，制定档案收集方法和归档范围
     高层次人才档案用途是为医疗单位提供选人用人、发掘人才、申报各项人才计划、培养人才等提供有力依据。覆盖医教研工作，档案原始材料分散在全院各部门，一旦要求移交的材料过于繁多和细琐，一定程度增加工作提供部门的工作压力，容易导致漏报、迟报、虚报，不利于档案收集与日后利用工作。因此，在收集内容及收集途径设计时尽可能抓住重点，收集必须归档的资料，显得尤其必要。基于此，医院档案管理部门应当针对医院对人才档案的需求，以及单位人才培养计划、专家或技术合同协议书保管要求，结合档案管理制度制定切实可行的收集方法和归档内容。
2.3 协同医院相关部门，开展档案鉴定工作
     把收集到的资料变成可靠的档案信息，必须经过专业主管部门甄别确定并由专业档案部门整理保管。建议由人才/专家本人提交相关职能部门进行鉴定，定期移交人事部门进行整理预归档，每年由人事部门移交医院综合档案室归档保管利用。鉴别整理严格按照人事档案相关要求，对履历、自传、学历、任职、资历等信息均与人事档案记录一致，学历资历等变动时应及时更新、保证档案的完整性与延续性。
2.4 借助现代信息技术，做好开发利用工作
     保管利用与传递必须基于计算机系统化管理，计算机技术不仅记录档案规范化，方便检索查阅，节约空间，而且可系统反映人才成长轨迹，对回顾性分析人才成长特征研究提供依据。信息化管理不仅记录档案资料，还要充分发挥其系统化功能。通过利用现有医院综合档案系统，逐步优化和开发，做到查阅利用设立等级权限、加强重点档案保密功能、做好与原有数据库数据接口、完善开发统计功能。同时可引入知识管理，发掘隐藏在档案中难以用语言表达的知识，加速推进其显性化过程，实现隐性知识的开发、转化、扩散和共享［4］。
2.5 结合中医人才特点，打造档案建设亮点
     中医院高层次人才具备医疗卫生技术、中医药传统特色、教学与中医传承、科研与转化中医临床四大特点。因此，收集内容应当涵盖以上信息，针对6个一级指标概述为：人才基本信息涵盖人事档案、社会任职、外语程度信息；培养中医药人才情况包括人才学科、主攻方向、医德医风、继续教育、进修情况、学术思想、学术传承情况；科研业绩情况包括论文、专著、课题、获奖、专利情况；培养人才和合同管理、引进人才/外聘专家协议、开展新技术/引进新项目管理收集合同基本信息和完成情况。其中，继续教育不仅包括国家文件规定的项目，还涵括中医院自身发展中要培养的基础项目，如：医师轮科记录、规范化培训、古籍学习、跟师学习、专业比赛、年度理论考试、院外专家考核等信息。
     3 中医院高层次人才档案规范管理模式
3.1 规范档案管理流程
     档案管理流程清晰，权责分明，有利于为档案管理工作奠定良好基础。通过设立纵向责任制管理模式，明确分工，化零为整，具体为由人才/专家提供原始资料，移交由科室、大科、各职能部门初步收集鉴定后移交人事部门，由人事部门初步整理后移交档案室整理保存，收集、鉴定、整理、保存路径如图1所示。利用传递分别同时纸质平台和计算机平台实现，由对口档案室提供查阅，路径如图2所示。

图1 收集、鉴定、整理、保存路径图
 

图2 利用、传递路径
3.2 培养档案人才队伍
     中医院高层次人才档案涉及到临床部门、职能部门等非档案专业的人员，定期开展档案培训，建设档案人才队伍非常必要。医院可针对不同专业、科室、年龄的人员，通过形式多样的市场化学习产品和服务，构建基于多种媒体的导学与自主学习相结合的教学模式［5］。档案培训方式的多样性有助于兼顾不离岗位的档案兼职人员，如定期发放标准册子，开设档案继续教育选修课，定期开展档案管理知识培训，重点抓好职能部门专管员、大科或专科秘书、科室主任或护长的培训工作，强化全员档案意识，提高参与档案管理的积极性，培养档案管理能力。
3.3 构建信息系统支撑平台
     信息化管理具有自动编整、收集标准、储存量大、方便查阅、利于统计和编研作用，系统化管理融合多个管理系统，分配查阅利用权限，是档案建立及管理的最有效工具。因此，医院综合档案室搭建好信息系统平台，处理好档案管理、信息查询、整合现有数据库三大主要问题，显得尤为重要。此外，信息系统开发时必须做好保密工作，高层次人才档案包含了人才隐私和高新技术合同，设计人才报酬奖励等，有效防止隐私、专利、处方等信息泄露。
3.4 采用多种形式灵活管理
     通过利用现有资源，结合医院实际情况，因院制宜地采取多种形式灵活管理档案资料。可采取医院综合档案室统一分类、整理、编号，形成档案存放“地图”。考虑到医院场地的局限性和部分档案的特殊性，在医院综合档案室统一归口管理下，允许个别职能部门独立存放档案资料。比如，科研部门通过医院党管理系统录入论文、课题等科研档案，并存放论文、课题原始资料。通过计算机系统整合原有科研数据库，把要求归档的档案资料导入医院档案管理系统。纸质版的科研档案材料可继续存放在科研部门，医院综合档案室在档案管理系统中录入其存放位置即可。
3.5 定期开展档案工作检查
     通过结合医院档案收集指标，建立档案收集评分标准，由医院综合档案室参照该评分标准定期开展季度、年度检查评估工作。方便对高层次人才档案原始材料移交不规范的科室进行及时介入，对原始材料移交不及时的科室进行督促落实，把好高层次人才档案管理工作的“收集关”。
     积极探索中医院高层次人才档案管理工作的创新方法，扎实做好高层次人才档案建档的“基础关”，科学把好高层次人才档案管理的“环节关”，高效开发好高层次人才档案的服务功能，结合中医院特点，构建中医院高层次人才档案规范管理体系，以期为选拨、培养、使用中医药人才作出积极贡献。

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参考文献
［1］ 黄伟新.论高校高层次人才业绩档案管理［J］.云南档案,2009(6):39-40.
［2］ 丁宇琳.医院档案管理工作的创新研究［J］.现代医院,2012,12(3):144.
［3］ 莫海英.医院人事档案资源的信息化管理分析［J］.现代医院,2013,13(9):143-144.
［4］ 彭淑珍.以知识管理为导向构建医院档案管理体系［J］.现代医院,2013,13(8):148-149.
［5］ 蔡 红.更新观念 转变职能——建立以市场为主导的档案职业培训体制［J］.中国档案,2014(7):41-42.