如何做好医院档案应急管理工作

李海珍：南宁市第九人民医院 广西南宁 530409

如何做好医院档案应急管理工作


李海珍
APPROACHES TO EMERGENCY MANAGEMENT OF HOSPITAL RECORDS
LI Haizhen

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  【摘 要】 档案是历史的真实记录，医院档案是医院重要财富。在灾害事件高发多发的情况下，档案应急管理工作面临严峻的挑战和考验。针对现实的需要，强化医院档案资料的应急管理，有效预防各类突发事件，正确规避突发事件带来的潜在风险，提升应对和处置突发情况的能力与水平，对于确保医院档案资料的安全和完整具有极为重要的意义。
  【关键词】 档案工作,档案安全,应急管理,应急预案
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.01.052

  医院档案的医院日常工作的真实记录，可以全面反映医院的发展历史和建设历史，更涉及到患者就医的历史依据和文献记录，是医学科学发展的重要载体，具有举足轻重的地位。加强医院档案管理，尤其是加强档案资料的应急管理，具有极为重要的现实意义和长远意义。本研究针对近年来越发高发的应急事件，对医院档案管理人员在应急条件下如何做好医院档案的管理工作进行简要分析。
     1 将加强档案应急管理预案编制作为做好档案应急管理的行动指南［1］1.1 科学编制应急预案 编制档案资料的安全管理应急预案要始终坚持有法可依、科学实际。编制应急预案不能盲目，必须以法律法规以及相关的管理规定做依据。编制应急预案，要认真参照《中华人民共和国档案法》、省、市档案局制定实施的《档案管理突发事件应急工作预案》以及医院制定的各项应急管理规定等。制定完成的档案应急预案，必须要紧密结合医院的实际工作，不能脱离实际，要组织相关专业人员对应急预案进行评审，在具体工作实践中积极完善，及时进行修订。
1.2 明确档案灾害类型 档案资料所面临的灾害主要包含三个类别，分别为自然灾害、人为灾害以及可预见灾害。其中，出现频率最高的灾害主要为人为灾害与可预见灾害。在人为灾害中，包含人为纵火、恶意盗窃、网络攻击、电脑入侵等；在可预见灾害中，包含化学物质泄漏、电力意外、虫鼠害、霉菌、湿气和管道漏水等。这些灾害发生后，将会对医院的档案资料带来巨大的损失甚至是毁灭性的，无法弥补。
1.3 建立健全组织机构［2］ 不管什么工作，都无法脱离组织的协调与团队的合作。在加强医院档案应急管理工作中，更需要建立健全组织机构。在制定档案管理的应急预案中，必须首先建立健全组织机构。由分管档案工作的医院领导担任组长，档案管理部门主要领导为副组长，具体负责档案管理工作的专职人员为成员，组建起医院的档案应急工作小组。针对实际情况，明确小组成员对应的工作职责，严格落实档案资料安全检查工作制度，进一步加强对档案室的督导和检查。进一步建立完善安全培训制度，确保安全隐患及时进行排查。努力做到防患于未然，将档案资料的灾害损失降至最低。
1.4 设定明确处置程序 制定和完善档案应急预案，必须紧密结合本单位工作实际。针对灾害类型的不同，分别设定明确而操作性强的应急处置程序。一是要准确标示出组织机构中各相关成员的姓名、联系电话等，同时明确表示主管单位的联系方式以及报警电话。确保灾害事件发生时，能够快速有效地联络人员进行应急处置。二是应急程序必须简洁，要确保可能涉及灾害事故处置的工作人员都能明确意思，要切实防止资料繁琐冗长所带来的时间浪费。三是要全盘考虑。要把火灾、水灾、盗窃、虫鼠害、电子病毒等等普遍影响档案安全的灾害类型考虑全面，不能有所遗漏，确保问题发生时，可以有针对性、快速准确地作出应急处置。
1.5 加强应急培训演练 制度无论制定得如何尽善尽美，只要落实不到位，就终究成为一纸空文，无法产生任何作用。工作制度只有落实才能产生价值。档案应急管理工作更应如此。必须要始终抓，坚持抓，常抓常新。一方面要普及档案应急知识。可以把应急预案印发相关人员，实现人手一册，方便查看与熟悉。另一方面，主管部门必须有计划地集中组织培训，同时加强多部门综合演练。一年要至少开展一次，也可适当增加培训与演练次数。在演练培训的具体内容方面，主要为岗位职责、设备使用、应急处置、抢险避险、自救互救等。完成培训后，要及时进行严格考核，对所学效果予以检验。完成演练后，要及时进行总结分析，在实践中予以持续改进。
1.6 定期修订应急预案 应急预案无法做到一劳永逸，必须紧密结合具体的问题，定期进行修订。在修订的内容方面，主要包括人员姓名、电话、处置流程等。完成修订后，必须及时开展再培训应急再演练，确保工作人员对新的内容熟记于心。进一步提升档案工作人员的档案安全意识，促进其在突发事件来临时可以从容、快速、有效地进行应对。努力确保人员安全，同时将档案文献资料损失程度降到最低。
     2 将加强档案数字管理电子备份作为做好档案应急管理的重要保障2.1 推行电子备份 历史经验证明，自然灾害以及人为灾害时有发生，难以避免，这都是导致档案资料受到损失的潜在威胁。做好档案安全管理工作，必须居安思危、未雨绸缪，才能切实增强档案资料抵御风险的能力。电子档案便于检索，办公效率大大提高［3］。一般情况下，归档的电子档案文件至少要准备一式两套，其中一套用于查阅利用，另外一套用于封存保管。对于价值非常重要的档案资料，在必要情况下可以复制第三套并进行异地保存。
2.2 完善管理机制 要切实加强领导，根据工作需要建立和完善档案资料备份管理机制。要明确相关工作人员的具体职责，要将档案资料的登记备份工作纳人医院的工作计划。建立责任追究机制，确保档案资料受到损失时能够进行追踪追责，将档案资料的管理机制落实情况作为干部绩效考核的重要依据，积极为档案登记备份工作开展创造必要的条件。
2.3 加大资金投入 安排专项资金，进一步加大档案以及电子文件登记备份工作资金倾斜力度。进一步推进医院数字化档案室的建设，积极备齐多媒体档案相关设施。逐步推进馆藏纸质档案与声像档案的数字化转换，采取技术措施，妥善解决库存纸质档案扫描问题。积极引入数据修复设备，进一步提高数据损毁后的修复能力，确保数字档案资料受到损坏后能够最大限度的得以保存。
2.4 实施双套机制［4］ 进一步做好电子档案与声像档案资料的报送以及移交工作，积极落实新增纸质档案及其电子档案双套制，预防发生新增档案又欠新帐的弊端。在办理档案移交接收手续时，要注意将纸质档案、电子档案应急声像档案同时归集入库。根据实际情况推进医院档案数据库体系的构建。
2.5 强化安全保密 进一步加大对医院档案资料管理人员的培训力度，确保重要档案资料得到最好的保护。对于一些涉密资料，尤其是要加强安全保护措施，可以使用专门的保险柜进行存储。加强档案资料安全工作督查督导，针对档案数字化建设推进过程中出现的实际问题及时进行研究。进一步做好相关保障工作，实现档案文献资料的真实、安全、完整、可用。
     3 将加强档案基础设施安全建设作为做好档案应急管理的坚实基础3.1 建好档案馆库［5］ 档案馆库是档案的存储处所，一旦存储处所收到损坏，档案就难以保全。所以，确保档案资料安全，必须建好档案馆库。经验证明，质量优良的档案馆库能够在经受灾害时，最大限度的确保档案资料的安全，有效降低可能造成的损失。在建设档案馆库时，必须充分考虑好各方因素，尤其是要前瞻性考虑防震、防火、防水、防滑坡、防污染等各类环境因素。在设计档案馆库方面，必须尽量减少强光、尘土、高温、高湿以及有害气体等可能对档案资料造成的危害。要坚持可持续发展理念，在充分考虑现有档案资料能够完善存储的同时，还要考虑到未来增加的需要，必须预留充足的空间。
3.2 强化安全设施［6］ 文献资料主要以纸质方式存储，这类资料必须远离火源的危险，火灾可能造成毁灭性的破坏。大多数情况下，受到火灾的文献资料均不具有恢复的可能性。近年来，办公设施得到了极大的改善，档案室的条件越发优越，也导致火灾隐患的大幅增加。档案馆库内的装修以及设施均具有较高的火灾隐患，诸如墙壁涂层、壁柜、陈设物等，加之档案馆库的供电、取暖、空调以及电器设备等，均属于诱发火灾危险的潜在因素。所以，要积极对潜在危险进行检测并及时排除，同时建立有效的预警机制。在档案馆库的重点部位配备火灾感应器和报警系统，将这些设施直接连接到消防部门，以便在发生火灾后能够在第一时间进行处置。但考虑到水对于档案资料的破坏性作用，仅仅在非常紧急的情况下才能使用水进行灭火。在档案馆库内，要配备水感应报警器以及温度调节设施。针对存储影像资料、电子档案的馆库，要配备防磁设施。所有档案馆库都要安装防盗设备以及全天候监控设备，以免被盗或遭受恶意破坏。进一步健全档案信息安全系统，保证电子信息传输、存储安全。干预涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等，其设备均要通过严密安全检测，预防档案信息被非法窃取。使用档案装具必须遵循安全第一的原则，不宜节省的就不能节省。
3.3 加强技术防范 积极引进先进的安全技术防范设备和措施，弥补档案馆库建设方面存在的不足。积极引进先进设备，如高清监控、电子信息监控系统、电子扫描系统等，为档案资料加上技术保险，从而提升档案资料的安全系数。
     医院档案是在医疗实践活动中形成的，是贮存和传播知识的一种重要形式［7］。医院档案是医院的一笔宝贵财富，档案安全工作在于“防”而不在于“治”，努力做到防患于未然，深入做好医院档案的应急管理工作、全面提升档案安全保障能力，是医院档案工作者的责任和义务，也是推进医院档案事业科学发展的重要前提。

参考文献
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［2］ 曲艳玲.谈如何做好医院档案管理工作［J］.黑龙江档案,2014,03:161.
［3］ 王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考［J］.现代医院,2014,14(08):134-136.
［4］ 周晓倩,聂彦红,毛月霞.如何做好医院档案应急管理工作［J］.统计与管理,2014,06:129-131.
［5］ 韩光春,王广金.深入开发档案信息资源努力提高档案工作效益——浅谈新形势下如何做好医院档案工作［J］.科技致富向导,2014,14:65，102.
［6］ 张继荣.医院档案管理存在问题与发展趋势的思考［J］.内蒙古科技与经济,2014,13:46-47.
［7］ 彭淑珍.以知识管理为导向构建医院档案管理体系［J］.现代医院,2013,13(08):148-149.