基于PDCA循环创建检验科动静态资料管理系统与应用

郑晓聪 黄学忠：解放军第一一八医院 浙江温州 325000

基于PDCA循环创建检验科动静态资料管理系统与应用


郑晓聪 黄学忠
APPLICATION OF STATIC AND DYNAMICDATABASE OF LABORATORY MEDICINE BASED ON PDCA METHOD
DENG Xiaocong, HUANG Xuezhong

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  【摘 要】 目的 建立检验科健全的资料管理系统。方法 运用PDCA循环法，分为四个阶段实施，包括计划（P）、执行（D）、检查（C）、行动（A）。结果 按纲要建立档案，归档对应资料。结论  运用PDCA循环法成功地建立了动静态资料管理系统，使资料管理工作更加条理化、科学化和系统化。
  【关键词】 检验科,PDCA,资料管理
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.01.051

  随着生命科学的发展与进步，检验科的角色已从过去的医学检验到如今的检验医学，发生了质的飞跃。检验科的管理水平，不仅依靠检验工作者业务水平的提高和专业知识的积累，还取决于科室档案资料的齐全与完整。各类资料的规范有序管理，是保证其原始性、真实性、完整性和连续性的必然要求。检验科所有档案资料作为全面质量管理的原始资料，是科室重要的信息资源，在需要的时候能够迅速、准确地提供显得尤为重要。本文基于PDCA循环法建立检验科动静态资料管理系统，并应用于等级医院迎评资料准备工作，效果满意，介绍如下。
     1 方法
1.1 计划阶段（P）
1.1.1 分析现状，查找问题 科室自2011年搬迁进入新大楼以来，检验科制定的各项规章规程逐步得以落实，但在各工作组整合调整中，最新规范化的资料在一定程度上未得到及时的更进。各工作组动静态资料分散管理，缺乏制式的标准模式。
1.1.2 制定预期目标 计划应用PDCA循环法逐步建立健全检验科动静态资料管理系统。借医院迎评三级医院为契机，检验科原有的制式的资料继续保持更进，对需要增加的资料进行添加。按纲要制作“文件分类一览表”见图1，建立文件盒和文件夹，按时按内容按规范将资料归档。Word和Excel表格的邮件合并功能可以快速实现同种类型文档的批量打印［1］，因此运用Word和Excel表格的邮件合并方式设计统一制式的文件标签。
1.2 执行阶段（D）
1.2.1 首先对原有的资料进行分类，根据科室实际情况建立一个简易的资料树，再参照等级医院评审标准和细则，对要求的制度进行制定、修订，汇编成册，查漏补缺。
1.2.2 按照军队三级综合医院等级评审检查路径中对文件资料的要求，运用Excel制作文件分类一览表，对所有文件进行分类、编码，并规定其存放的组室。

图1 文件文类一览表
1.2.3 采用Word和Excel表格的邮件合并方式，首先建立Excel表格数据源，录入标签类别、名称和编码，主要分为人事档案、管理制度、SOP文件、设备档案、科务工作、质控资料等；其次建立Word文档，设计带有科室Logo的标签样式，版面设计与院部标签一致，将建好的Word文档与Excel表格数据源邮件合并，制作统一制式的文件标签，按照军区总院专家的授课要求，将标签分为三级，一级标签标在文件盒侧面，二级标签标在文件盒正面，反映的是文件类型和名称，三级标签位于二级标签下方，反映的是文件盒中具体的文件名称，标签版式见图2。根据文件类型选择相应的文件盒或者文件夹，将标签填充好，建立内部文件目录，然后分类摆放入资料柜。

图2 文件盒侧面标签和正面标签
1.2.4 制定《检验科资料管理归档记录表》，各专业组将资料提交归档后，由归档人在表格上签名字和日期，未归档资料注明未归档原因，以保证定期、及时、持续地更进科室资料（见图3）。

图3 检验科资料管理归档记录表
1.3 检查阶段（C）
     此过程是对整个资料管理系统运行的方式和结果的鉴定。针对所制定的目标，科务组主要任务首先是每月根据科室要求通过检查《检验科资料管理归档记录表》的登记情况了解各项资料归档落实情况，对是否达到预期效果作出客观评价；其次，各工作组将有目标性地完善各项工作指标和落实好各项规章制度，并且通过检查进一步促进资料持续改进，以便后期随时取用。
1.4 行动（A）
     后续工作中，针对资料管理方式中存在的问题，加强动静态资料管理力度，各专业组协作更进动静态资料。每月根据资料归档登记表对存在的问题进行分析，不断总结经验，巩固成绩，调整目标。对出现的问题进一步组织讨论、学习，探讨下一步的改进措施。每半年度或每年度对资料进行整合、装订、入库。
     2 结果
     应用PDCA循环法基本建立了检验科动静态资料管理系统。我们以“创军队三级医院”为契机，不断努力学习，提高自身业务水平，改善服务态度， 各项工作内容较好有序的落实。运用PDCA循环法，检验科已建立起人事档案、质量控制、设备维修记录、SOP文件、仪器操作说明、院部发放文件、科务文件等资料档案。并且各工作组已开始定期归档各类记录表单资料。特别是临床基因扩增检验实验室，在2013年的复评审验收中，取得了全市第一名的优秀成绩，其中包括历年保存下来的完整资料，经过统一制式的装订、分类、归档，得到评审专家的高度肯定。 
     3 讨论
     PDCA循环又称戴明环，由美国质量管理专家戴明博士提出，它是全面质量管理所应遵循的科学程序。PDCA循环的四个阶段，体现着科学认识论的一种具有管理手段和一套科学的工作程序［2］，可以帮助我们在实际工作当中理清思路，提出问题，设定预期目标，找出解决办法并实施，检查实施结果，对未解决的问题进入下一个循环，这样的循环系统，把分散管理方式转变为系统、全面综合治理的方式，不仅提高了检验科动静态资料管理的整体质量，而且不断帮助提高工作效率，使工作步骤更加条理化、科学化和系统化。
     科室动静态资料的保存对于检验科是一项重要的工作内容，资料保存的完整与否对今后的上级部门检查、工作历史回顾、科室人员更换交接、相关医院的参观学习等都具有积极的意义。将PDCA的理念应用于医院等级评审，就是要求医院不仅要制定完善的业务和管理制度，还要按照制度、规范开展工作，真正将计划落到实处［3］。检验科历年来推行无纸化（电子）办公，很多资料都以电子文档的模式保存在电脑中，使各类文件分散存在于各个组室内。PDCA循环的特点：按四个阶段顺序进行，组成一个大圈，呈阶梯式上升，循环前进［4］。通过PDCA循环，可以持续针对性地找出资料管理中所存在的不足，寻求更加贴合实际工作的管理模式，将各类电子文档打印装订成册，分类归档，使检验工作有据可依。
     医务人员以及医院行政管理人员可通过对PDCA循环进行制度完善并优化流程，进一步扩大其在医疗领域的应用［8］。规范科室档案的目的不光是为了迎评，更重要的是想通过规范档案来规范科室工作，这才符合以评促建的根本。等级医院评审的迎评过程是医院持续改进的过程［9］，运用质量持续改进（PDCA）记录表［10］，切实地从检验工作中，找出问题分析原因，制定计划，实施检查，不断持续提高检验工作质量，不断更新检验工作资料，充分反映科室的医、教、研等方面的工作，展现了科室的凝聚力。

参考文献
［1］ 褚 杰．利用Word轻松打印批量任务［J］．中国中医药资讯，2010，2（36）：375-376．
［2］ 孙 杨，韩 涛，王棕覃．运用PDCA循环实现医院科研课题有效管理［J］．吉林医学，2013，34（19）：3965-3966． 
［3］ 陶 箐，冯 锐，方 茜,等．我国综合医院等级评审方法研究［J］.中国卫生质量管理，2013，20（3）：46-47．
［4］ 罗郁葱，冯雪娜．岗位工资制合同人员薪酬调整的PDCA实践［J］．现代医院，2013,13（12）：116．
［5］ 曾开奇．医疗设备质量管理中PDCA循环的应用［J］．北京生物医学工程，2013，32（3）：301-303．
［6］ 陈翠卿,李建修,欧银燕,等.PDCA干预对提高我院合理用药指标的效果分析［J］.中国医药科学,2014,4(14):13-16.
［7］ 余惠霞,钟紫凤.PDCA循环管理对提高老年干部病房护理服务质量的应用效果评价［J］.中国现代医生,2014,52(7):96-99.
［8］ 杨 柳,张少明,程 纯,等.PDCA循环法在患者知情同意书管理中的效果评价［J］.中国当代医药,2014,21(29):138-140.
［9］ 王秀梅，续小霞，赵 艳，等．以等级医院评审为契机，努力开创医院管理新局面［J］．现代医院，2013,13（10）：84-85．
［10］ 黄学忠．PDCA循环在检验科规范化管理中的应用评价［J］．国际检验医学杂志，2014，35（15）：2217．